La fattura elettronica non è semplicemente un file PDF o un documento XML salvato sul proprio computer. Per legge, le fatture elettroniche devono essere sottoposte a un processo digitale specifico denominato conservazione sostitutiva. Questo adempimento, regolato dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e dai decreti del Ministero dell'Economia, garantisce nel tempo l'autenticità, l'integrità, la leggibilità e l'immodificabilità dei documenti fiscali per i 10 anni previsti dal Codice Civile italiano (Art. 2220).
Perché salvare i file sul proprio PC non è sufficiente
Una comune cartella di rete o un backup su un hard disk esterno non costituiscono conservazione a norma di legge. Il processo di conservazione sostitutiva richiede l'apposizione di una firma digitale qualificata e di una marca temporale sul pacchetto di archiviazione per congelare il documento nel tempo, impedendone qualsiasi alterazione successiva. In sede di accertamento fiscale, i funzionari dell'Agenzia delle Entrate non accetteranno la semplice esibizione dei file XML non conservati a norma, con il rischio di invalidazione delle fatture stesse e l'applicazione di sanzioni per omessa tenuta delle scritture contabili.
L'alternativa del servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate
L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione sostitutiva previa firma di un'apposita convenzione all'interno del portale "Fatture e Corrispettivi". Tuttavia, molti professionisti riscontrano limiti operativi legati alla lentezza del portale pubblico, alla difficoltà di consultazione rapida e al rischio di dimenticare l'adesione iniziale (che non ha effetto retroattivo per le fatture emesse prima della firma dell'accordo).
Tabella dei Servizi di Conservazione Sostitutiva
| Piattaforma | Conservazione Automatica | Periodo di Conservazione | Facilità di Ricerca e Download | Costo Aggiuntivo per Spazio | Voto |
|---|---|---|---|---|---|
| Fatturai | Sì (Immediata all'invio/ricezione) | 10 Anni (Garantiti per legge) | Elevata (Filtri per data, cliente, importo) | No (Incluso nel piano flat) | 9.5 / 10 |
| Aruba | Sì | 10 Anni | Media (Interfaccia separata) | Sì (Se si supera la quota base) | 8.0 / 10 |
| Fatture in Cloud | Sì | 10 Anni | Elevata | No (Ma canone annuo più alto) | 8.5 / 10 |
La Sicurezza del Cloud di Fatturai
Con Fatturai, la conservazione a norma delle fatture elettroniche (sia attive che passive) is completamente automatizzata e integrata nel flusso di fatturazione. Nel momento stesso in cui una fattura viene inviata o ricevuta tramite lo SdI, il sistema la indirizza al proprio conservatore accreditato, dove viene archiviata in modo sicuro per i 10 anni prescritti dalla legge. L'utente non deve configurare nulla, non rischia di perdere i dati in caso di guasto al proprio computer e può cercare, consultare e scaricare singole fatture o interi pacchetti di conservazione in qualsiasi momento direttamente dalla dashboard web.
Domande Frequenti (FAQ)
La conservazione sostitutiva è obbligatoria per i forfettari?
Sì, l'obbligo di conservazione sostitutiva a norma di legge si applica a tutti i soggetti titolari di Partita IVA che emettono o ricevono fatture elettroniche, inclusi i contribuenti in regime forfettario. La conservazione deve essere mantenuta per 10 anni.
Posso conservare le fatture elettroniche in formato PDF sul mio PC?
No, il salvataggio dei file PDF o XML su hard disk, chiavette USB o servizi cloud tradizionali (come Google Drive o Dropbox) non costituisce conservazione sostitutiva a norma di legge. La conservazione a norma richiede firme digitali e marche temporali apposte da un conservatore accreditato.
Il servizio dell'Agenzia delle Entrate conserva automaticamente le fatture?
Il servizio dell'Agenzia delle Entrate conserva le fatture a norma solo se l'utente ha preventivamente sottoscritto la convenzione di adesione all'interno del portale "Fatture e Corrispettivi". L'adesione non è retroattiva. Fatturai include il servizio di conservazione sostitutiva decennale automatica direttamente nel suo piano flat senza configurazioni manuali.
Articolo verificato per la conformità fiscale da Studio Fiscale Associato Rossi & Partner, iscritto all'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. La normativa fiscale italiana è soggetta a variazioni; si consiglia sempre di consultare il proprio consulente fiscale per adattare le regole al proprio caso specifico.
Tool a confronto
fatturai.it
ConsigliatoFatturazione elettronica AI-first per P.IVA italiane.
- ✓Conservazione sostitutiva a norma inclusa nel canone flat
- ✓Nessun limite di spazio per l'archiviazione
- ✓Accesso e download immediato dei file XML
- ✕Non supporta formati di archiviazione non fiscali (es. contratti di lavoro complessi)
Aruba Fatturazione
In confronto- ✓Certificato di conservazione conforme CAD
- ✓Spazio aggiuntivo acquistabile separatamente
- ✕Richiede l'attivazione e la configurazione manuale del servizio di conservazione
- ✕Costi occulti per l'aumento dello spazio d'archiviazione
Fatture in Cloud
In confrontoFatturazione elettronica per PMI e P.IVA.
- ✓Conservazione automatica integrata nel flusso di invio
- ✓Filtri di ricerca avanzati
- ✕Se si disdice l'abbonamento, l'accesso ai file conservati può essere limitato
Il Verdetto
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La conservazione sostitutiva a norma di legge per 10 anni è inclusa nativamente nel piano flat di Fatturai, senza costi nascosti o scadenze di rinnovo complesse.